Önsöz olarak konunun içeriğine ve kapsadığı senaryolara değinmem gerekiyor. Bu yazıda “dış kaynakları kullanma” konusunu değerlendiriyor olacağım. Dış kaynak ile ifade etmeye çalıştığım bir kişinin veya kişilerin veya şirketlerin kendi birikimleri dışındaki kaynakları. Örnek olarak yapılan bir yardım veya bir işin yapılması için aktarılan kaynak.

Kullanıcı, kaynak ve amaç olduktan sonra ortaya çok çeşitli senaryolar çıkabiliyor. İşte bu yazı içerisinde bu üçlünün farklı etkileşimlerini değerlendirmeye çalışacağım.

Kavramlara ve genel olarak yaklaşıma değindikten sonra değerlendireceğim bakış açılarını kısaca listelemek gerekirse;

1. Dış kaynağın fırsat olarak görülmesi
2. Dış kaynağın sınırsız olarak değerlendirilmesi
3. Dış kaynağın rahat kullanılabilirliliği
4. Dış kaynağın rahat kullanılamaz olması
5. Dış kaynağın doğru kullanılması

Detaylara geçersek;

Dış kaynağın fırsat olarak görülmesi

Dış kaynak olarak gelenin beklenmeyen olması veya beklenen olsa bile mevcut çark içerisinde gelmediği duruma yönelik planlar bulunması cezbedicidir.

Dış kaynağın elde edilmesi heyecan yaratacağı gibi kimi bünyelerde kötü yola sapma eğilimi de gösterebilir. Bu noktada gelen dış kaynağın fırsat olarak değerlendirilmesi gibi bir durum sözkonusu olabilir. Dolayısı ile gelen dış kaynak, bir kişiye veya şirkete, kaynak yönetimi sırasında olmadık uygulamalara maruz kalarak işlevsiz hale gelebilir. Kaynak dışarıdan gelmiştir ve kaynağın yönetimi sırasında aynı kaynağın kişi veya şirket tarafından kazanılması için gereken çabalar kısaca o kaynağın değeri bir şekilde gözardı edilir olmuştur.

Fırsat olarak görülmesinin olumsuz tarafını bir kenara bırakıp olumlu yönlerini incelediğimizde ise; kişi veya şirket, gelen dış kaynağı kendi kazandığı bir kaynak gibi değerlendirecek ve doğru bir şekilde değerlendirecektir. Fırsat olarak görülmesi ise, gelen kaynağın önemli bir ihtiyacın karşılanması yolunda kullanılmasıyla açıklanabilir.

Dış kaynağın sınırsız olarak değerlendirilmesi

Söz konusu beklenmedik veya beklenir olsa bile dışarıdan gelen bir kaynak olduğu durumda sınırsız olarak değerlendirilebilir. Burada asıl tehlike dış kaynağı sağlayanın, kaynak sağladığı kişi veya şirket tarafından sınırsız kaynak sahibi olarak değerlendirilmesindedir.

Sağlanan kaynak beraberinde zaman zaman sorumluluk getirmektedir. Bu sorumluluk; kaynağı sağlayan tarafından kaynak sağlanandan beklenen sonuç veya ürünler gibi gerçekleşebilmektedir. Ancak kaynağı alan sınırsız bir kaynağı olduğunu ve bu kaynağı istediği gibi yöneteceği gibi bir yanılgıya düşer ise sonuçları beklenmedik şekilde sınırsız olabilir …

Bu yaklaşımda sıkıntı kişinin yardımda veya destekte bulunana saygı göstermemesinden kaynaklanmaktadır. Benzeri şekilde kaynağı alan kişinin kaynağa saygı göstermemesinden veya gerçekçi olmamasından da kaynaklanabilir.

Dış kaynağın rahat kullanılabilirliliği

Dış kaynak kimileri için rahat kullanılabilirdir. Burada problem kaynağın iç dinamikler yerine dışarıdan bir şekilde geliyor olmasındadır. Dışarıdan geliyor olması kullanıcıda rehavet yaratabilir.

Ancak sınırsız olarak değerlendirilmesi başlığında da değerlendirdiğim gibi dış kaynak her zaman sorumluluk getirir. Dolayısı ile dış kaynak rahat kullanılabilir değildir!

Dış kaynağın rahat kullanılamaz olması

Rahat kullanılabilirlilik başlığında değerlendirdiğimin aksine kişide veya şirkette gelen kaynağa yönelik bir stres oluşabilir.

Bu noktada dış kaynağı neden stres veya sıkıntı yarattığı araştırılmalıdır. Beklenmeyen bir kaynak mıdır ? Gelen kaynak ile beklenen mi tutmamaktadır ? Nasılsa gelmez diye beklenen bir kaynak mı gelmiştir ? Desteklenmeyecek veya kullanılamayacak bir kaynak gelmesi nedeniyle beklenmedik/karşılanamayacak sorumluluklar altına mı girilmiştir ?

Dış kaynağın rahat kullanılamaz olmasının bir nedeni de “kaynak arttırdım” diyebilme hevesinden kaynaklanabilir. Buradaki yaklaşım gelen kaynağın hepsini kullanmadan iş bitirmedir. Ancak doğru olan kaynak gelmeden önce planlamayı yapmak ve ne kaynağı arttırmak ne de eksik kaynak problemi ile karşılaşmak olmalıdır.

Dış kaynağın rahat kullanılabilir olması için kaynak planlaması ve kaynağın alınmasının ardından yapılması gerekenler belirlenmelidir. Dolayısı ile önceki başlıkları da bağlayan bir yorum burada yapılabilir. Planlı ve programlı ilerlemek önemlidir.

Dış kaynağın doğru kullanılması

Çeşitli açılardan dış kaynak problemine değindikten sonra son söz olarak bence doğru olan kullanım şekline değinmeye çalışacağım. İki senaryo üzerinden incelersek;

Beklenen veya planlanabilen dış kaynaklar;

1. Kaynak öncesi gerekli tüm kalemler üzerinden planlamalar yapılmalıdır. İhtiyaçlar nedir ? Nasıl karşılanabilir ? Örnek çözümler ve maliyet analizleri yapılmalıdır.
2. Kaynak talebinde bulunmak üzere ilgili birim, kişi veya kuruluşlar bilgilendirilmelidir,
3. Kaynak gelmediği duruma yönelik planlar yapılmalıdır,
4. Kaynak geldiğinde atılacak adımlar planlanmalıdır ve kaynak gelirse bu planlara göre hareket edilmelidir.

Beklenmeyen dış kaynaklar;

1. Beklenmeyen dış kaynakların kaynağı araştırılmalıdır,
2. Beklenmeyen dış kaynaklarının geliş nedeni araştırılmalıdır,
3. Onaylanan ve doğrulanan kaynakların mevcut sistem içerisine dahil edilmesi sağlanmalıdır,
4. Gelen kaynaklar öncelikle acil ihtiyaçlar kullanılmak üzere kullanılabilir,
5. Gelen kaynaklar yaşam/çalışma standartlarını arttıracak şekilde değerlendirilebilir,
6. Harcamalar mevcut planlardaki yapılacaklar ve yapılması gerekenleri önem sırasına göre destekleyecek şekilde değerlendirilmelidir.

Özetle, dış kaynakları doğru bir şekilde kullanılabilmesi için planlanması ve yönetilebilmesi gerekmektedir.